Miten viedä projekti tehokkaasti läpi?

Usein työ tuotekehityksen parissa on projektiluontoista. Projekti viedään läpi toimialasta tai projektin kestosta riippumatta hyvin samanlaisin askelkuvioin. Jokaisen projektin vaiheisiin kuuluvat ehdottomasti suunnittelu, eteneminen ja läpivienti. Eri vaiheiden tehokas toteuttaminen vaativat sinulta hyvin monipuolisia ominaisuuksia. Miten motivoida itsensä antamaan 110% projektin eri vaiheissa?

Suunnitteluvaiheessa jokainen työtunti jonka teet, poistaa 2 tuntia ns. turhaa työtä projektin seuraavissa vaiheissa. Suunnittelu ei saa rajoittua projektin alkuun vaikka pääpaino yleensä ymmärrettävästi on alussa. Suunnittelua tulee tehdä läpi koko projektin, koska läpikäyt projektin edetessä eräänlaista jatkuvan oppimisen prosessia. Tämän huomaat hyvin vertaillessasi alkuperäisiä suunnitelmiasi ja projektin toteutuneita suunnitelmia. Huomaat arviosi olleen useassa kohtaa liian optimistinen tai lähtökohtaisesti väärä. Löydät myös useita kohtia joita et edes osannut etukäteen suunnitella. Jokainen projekti on yksityiskohdiltaan erilainen. Hyvällä suunnittelulla viet projekteja tehokkaasti läpi turhautumatta.

Etenemisvaiheessa laadittuja suunnitelmia aletaan toteuttamaan. Laadi itsellesi selkeä aikataulu ja tavoitteet jotka pitää saavuttaa. Kun sinulla on tämä ohjenuora, tärkeintä on päivittäin kirjoittaa ylös 5 sen hetken tärkeintä tehtävää sanamuodolla: ” Minä teen, Minä soitan, Minä valmistan jne.”. Tämä on myös paras keino välttää stressiä päivittäisessä työssä. Kun saat tehtyä mielestäsi 5 tärkeintä tehtävää, koet että olet suoriutunut hyvin päivästä. Listan tueksi sinun tulee tehdä myös ns. “tehtäväksi tai todo”-lista johon suunnittelet valmiiksi seuraavien päivien tärkeimpiä tehtäviä. Päivä päivältä projektin eteneminen hahmottuu paremmin ja kykenet muuttamaan aikataulua vastaamaan todellisuutta. Päämäärättömyys projektin tässä vaiheessa on eniten stressiä aiheuttava, vältä sitä.

Projektin lähestyessä loppua, tehtäväksesi jää toteuttaa kaikki lupauksesi ja hiukan enemmän. Projektin läpivienti saattaa aiheuttaa ns. rimakauhun eli tunteen siitä että tuote tai palvelu ei ole vielä valmis tai riittävän hyvä. Toisaalta tiedät, että olet toteuttanut suunnitelmasi ja tuote on juuri sellainen kuin sen pitää olla. Kyseessä on eräänläinen menettämisen psykologinen prosessi. Kun tutkit itseäsi tunnet olevasi haikea, aivan kuin olisit menettänyt läheisesi tai jotain todella tärkeää. Tämä on täysin ymmärrettävää koska olet antanut valtavasti itsestäsi tehtyyn tuotteeseen/palveluun. Tässä törmätään usein myös ongelmaan jossa insinööri rakastuu omaan tuotteeseensa. Hän ei kykene näkemään tuotetta valmiina vaan pahimmillaan pitkittää projektia turhaan. Tällöin tuloksena on ainoastaan tyytymätön asiakas. Kun tunnistaa nämä ajatukset, voi niitä myös käsitellä järkevästi.

Epäonnistumisen käsittely on aivan keskeisessä roolissa aina projekteja toteutettaessa. Siitä lisää ensi kerralla.